Con provvedimento del 19/6/2008 il Garante ha introdotto alcune semplificazioni nell’applicazione della disciplina sulla protezione dei dati personali, venendo incontro a esigenze avvertite in particolare presso PMI, liberi professionisti e artigiani.

Informativa agli interessati

I titolari del trattamento possono:

• fornire una unica informativa per il complesso dei trattamenti;
• fornire agli interessati una ricostruzione organica dei trattamenti e con linguaggio semplice;
• indicare le informazioni essenziali in un quadro di lealtà e correttezza;
• redigere una prima informativa breve: se data oralmente deve indicare con immediatezza le principali caratteristiche del trattamento; per quella scritta l’Autorità propone una formulazione standard¹;
• per l’informativa è possibile utilizzare gli spazi utili nel materiale cartaceo e nella corrispondenza che si impiegano ordinariamente;
• l’informativa breve può rinviare a un testo più articolato, disponibile agevolmente senza oneri per gli interessati in luoghi e con modalità facilmente accessibili anche mediante strumenti informatici e telematici (in particolare reti intranet, siti internet, bacheche, cartelli per la clientela, messaggi preregistrati su numeri telefonici gratuiti);
• è possibile non inserire nell’informativa più articolata gli elementi noti all’interessato, omettendo riferimenti burocratici e utilizzando espressioni efficaci; se è prevista la raccolta di dati presso terzi è possibile formulare una sola informativa per i dati forniti direttamente dall’interessato e per quelli che saranno acquisiti presso terzi;
• l’informativa più articolata dovrebbe essere basata su uno schema uniforme per il settore di attività del titolare;
• è necessario fornire una informativa specifica quando il trattamento ha caratteristiche del tutto particolari (es. dati biometrici).

Consenso

Il Garante ricorda che il consenso non va richiesto agli interessati quando:

• il trattamento dei dati in ambito privato è svolto per adempiere a obblighi contrattuali o normativi o, comunque, per ordinarie finalità amministrative e contabili;
• i dati provengono da pubblici registri ed elenchi pubblici conoscibili da chiunque o sono relativi allo svolgimento di attività economiche dell’interessato.

L’Autorità inoltre, in applicazione dell’istituto del bilanciamento degli interessi, individua una ulteriore ipotesi nella quale il consenso non va richiesto: i titolari che hanno venduto un prodotto o prestato un servizio possono utilizzare senza consenso i recapiti di posta elettronica e cartacea forniti dall’interessato ai fini dell’invio diretto di proprio materiale pubblicitario o di propria vendita diretta o per il compimento di proprie ricerche di mercato o di comunicazione commerciale.

Ciò a condizione che:

• l’attività promozionale riguardi beni e servizi del titolare analoghi a quelli oggetto della vendita;
• l’interessato, al momento della raccolta e in occasione dell’invio di ogni comunicazione successiva, sia informato della possibilità di opporsi in ogni momento al trattamento (in maniera agevole e gratuitamente) e di ottenere un immediato riscontro di conferma dell’interruzione del trattamento
• l’interessato non si opponga a tale uso.

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¹ I SUOI DATI PERSONALI

Utilizziamo – anche tramite collaboratori esterni – i dati che la riguardano esclusivamente per nostre finalità amministrative e contabili, anche quando li comunichiamo a terzi. Informazioni dettagliate, anche in ordine al suo diritto di accesso e agli altri suoi diritti,  sono riportate su…”